تبلیغات
6 تایی - مقاله آموزشی نامه نگاری اداریانواع نامه نگاری

امروز:

مقاله آموزشی نامه نگاری اداریانواع نامه نگاری

سازمانهای اداری باقتضای هدفی که دارند و وظایفی که ملزم بانجام آن هستند بذل مجاهدت و ابراز کار می نمایند. حاصل تلاش و کار آنها بصورت اوراق و اسنادی در می آید که مجموعه آن پرونده و سابقه مورد مربوط را تشکیل می دهد، این مکاتبات اسناد که بطور مستمر متوالی بوجود می آیند چگونگی اقدامات نحوه انجام عمل هر مورد مساله را حاوی بوده و در اینصورت اسناد ذی قیمت و ارزنده ای هستند که با صرف و پرداخت تعرفه های مادی و تلاش های آدم ی به دست آمده اند و ضرورت دارد که با علاقمندی برمبنای علمی آنها را طبقه بندی تنظیم بالاخره حفظ مراقبت نمود. واحدهای سازمانی هریک پارت ی از وظایف و خط مشی کلی سازمان را به عهده دارند در رشته مربوط به دارای اختیارات ضروری بوده با انجام وظائف بصیر و مطلع می باشند ، پس منشاء ایجاد تولید نامه های صادره کار و عملیات کارکنان سازمان است که منفرداً مجتمعاً تبدیل باسناد و اوراق و نامه هایی می گردد و نامه های صادره را بوجود می آورد. نامه های صادره منعکس زیبا کننده کار های صورت گرفته است که اگر بدرستی تنظیم و ارسال نگردد روند اجرایی امور را دچار اخلال می نماید . بدین لحاظ بمنظور یکسان سازی چارچوب نامه های صادره از طرف دانشگاه این مجموعه گردآوری و تگذشته می گردد.


نامه های اداری

هر نوشته ای که حاوی یک یا چند موضوع اداری بوده به عنوان وسیله رابطه در داخل و خارج سازمان مورد مصرف قرار گیرد.

ویژگیها معین اتی که نامه های اداری را ازبقیه نامه ها متمایز می سازد عبارتند از : شماره – تاریخ- عنوان واحد گیرنده- عنوان واحد فرستنده- موضوع- نام و عنوان امضاء کننده نامه- امضای نامه بوسیله شخص صلاحیتدار- تهیه نگارش نامه روی کاغذهای اداری – رعایت ضوابط نامه نگاری.

برای سرعت بخشیدن به جریان برخی از کارها از یادداشت اداری استفاده می شود. یادداشت اداری از همه خصوصیات نامه اداری برخوردار ناست . ولی چون در برخی از مسائل به عنوان سند و مدرک می تواند ملاک عمل قرار گیرد، باید به وسیله مقام صلاحیتدار امضاء شود و برای انجام پیدا کردن امور اداری یا مالی در دفتر اندیکاتور ثبت گردد.

هر نامه اداری از پنج جزء فوق در ذیل تشکیل می شود :
الف- سرلوحه. ب – عناوین گیرنده و فرستنده موضوع. ج- متن نامه. د- معین ات امضاء کننده. هـ – گیرندگان رونوشت.

نامه های اداری به آن قسمت از نامه اطلاق می گردد که اکثرا ٌ ً در بالای کاغذهای اداری چاپ شده است. در وزارتخانه ها موسسات دولتی آرم جمهوری اسلامی ایران، نام وزارتخانه، نام موسسه یا سازمان، شماره، تاریخ، پیوست است ، برخی از سازمانهای وابسته به دولت، آرم اختصاصی خود را در بالای نامه چاپ می نماید .

عنوان گیرنده نامه : منظور از گیرنده یا مخاطب نامه جمله از شخص، مقام سازمانی، سازمان یا واحد سازمانی که نامه به آن خطاب می شود.
عنوان گیرنده نامه با کلمه «به» معین می شود.
عنوان فرستنده نامه: منظور از فرستنده نامه جمله از شخص یا مقام سازمانی، سازمان یا واحد سازمانی که نامه از طرف او نوشته می شود. بیان کننده عنوان فرستنده نامه کلمه «از» است .
موضوع نامه : منظور از مساله نامه جمله کوتاه گویایی است که مبین محتوای نامه باشد مساله نامه با کلمه «موضوع» معین می گردد.

_تلخیص مساله نامه و ذکر آن در بالای نامه صادره ضروری است و انجام این امر باید از طرف تهیه کننده پیش نویس صورت پذیرد. زیرا نامبرده بهتر ازبقیه مقامات اداری که در جریان بررسی نامه قرار می گیرند صلاحیت خلاصه نمودن مساله را دارد.
تعیین خلاصه مطالب مندرج در نامه و ذکر آن در بالای نامه موجبات سهولت و سرعت گردش و مکاتبات را فراهم
می سازد و برای متصدیان ثبت کنترل وبقیه پرسنلی که نامه را از نظر کلی ملاحظه کرده و یا مورد ارزیابی اقدام قرار می دهند مفید و ضروری است.

متن نامه مطالب و شرحی است که در رابطه با مساله نامه نوشته می شود در واقع هدف نامه است چیزی است که انگیزه تهیه نامه است ممکن است کوتاه در یا چند سطر باشد یا در یک یا چند صفحه تهیه تنظیم گردد.

مسئولیت نهایی هر نامه با یک فرد یا مقام سازمانی است که نامه توسط وی امضاء می شود. در این جا منظور از معین ات امضاء کننده، معین ات اداری و فردی شخصی است که نامه را امضاء می نماید .

منظور از گیرندگان رونوشت، واحدهای سازمانی یا اشخاصی هستند که می باید رونوشت نامه به عنوان آنان صادر گردد غیر از گیرنده اصلی است. گیرندگان رونوشت ً با جمله «رونوشت به» معین می گردد.
شماره:
تاریخ:
پیوست:
وزارت:
سرلوحه جناب آقای/سرکار خانم ………………..
«معین ات فردی اداری گیرنده»
(عناوین )
رئیس/مدیر/سرپرست/محترم ………….
موضوع:
متن:
معین ات فردی و اداری فرستنده
امضاء
رونوشت به:
گیرندگان رونوشت
نامه های اداری از دیدگاه ماهیت کار: نامه های خبری- نامه های بازدارنده- نامه های دستور و درخواستی – نامه های همموسیقی ی.

به وسیله این گونه نامه ها، نتیجه کار به سازمان یا شخص ذیربط اطلاع داده می شود. یا ممکن است شروع یا انتها یک کار را به اطلاع گیرنده نامه یا ارباب رجوع برساند.

به نامه هایی اطلاق می شود که از انجام یا متن کار یا ظهور حادثه ای پیشگیری بعمل آورد. اینگونه نامه ها اقداماتی را که توسط سازمان یا افراد شروع شده یا در حال شکل گرفتن است، بطور م و یا دائم متوقف می نماید .

این نامه ها که بیش تر نامه های اداری را تشکیل می دهند دستور یا درخواست انجام گرفتن کاری است که ممکن است از سازمان یا فردی خواسته شود یا نتیجه کار از آنها سئوال گردد.

این گونه نامه ها برای نیز موزیک ی بین واحدهای مختلف سازمان تهیه می شود یا ممکن است در مورد ی بین دو یا چند موسسه یا وزارتخانه ایجاد موسیقی ی نماید مانند بخشنامه ها .

مراحلی که برای تهیه و تنظیم نامه اداری اکثرا ٌ لازم است از این قرار است:

پیش از آنکه نامه ای نوشته شود یا دستور نوشتن آن صادر گردد، ضروری است با طرح چند پرسش ضرورت نوشتن نامه محرز شود. تحلیل قبل از نوشتن باعث خواهد شد که از مکاتبات اضافی بیهوده پیشگیری شود و نامه بدون تهیه نگردد، بدین ترتیب در تعرفه ها زمان صرفه جویی بعمل خواهد آمد.

تهیه پیش نویس پایه و اساس نامه و در واقع طی کامل مراحل نگارش آن از ابتدا تا انتها کار است . تهیه پیش نویس نیاز به فراهم آوردن مقدماتی دارد که برای سهولت مطالعه، آنرا در دو سری آماده سازی مقدمات و تدوین مورد ارزیابی قرار میدهیم.

مقدماتی که برای تهیه نامه اداری و یا اصولاً هر نوع نوشته علمی دیگر باید فراهم شوند عبارتند از تعیین و تحصیل منابع مورد نیاز پس تعیین چارچوب تنظیم فهرست مطالبی که باید در نامه قید شود.

برای تهیه یک نامه بهتر و تاثیر گذار که مطالب محتوای آن، مستند و مستدل ومتکی بر قواعد باشد گرچه نویسنده نامه بیش از هر چیز در زمان نوشتن از حافظه اطلاعات خود یاری می جوید، ولی در اکثرا ٌ مسائل از مراجعه به منابع مختلف به ویژه پرونده جهت تحقیق بیشتر بی نیاز ناست .

این وهله به تهیه تنظیم فهرست مطالب اختصاص دارد که در واقع طرح و چارچوب ذهنی کار در این وهله آماد ه می شود. در این وهله نویسنده باید زمان نوشتن نامه، مطالب و مسائل را که پیرامون نامه به ذهن او می رسد یادداشت نماید . مطالب یادداشت شده را دوباره مورد تجزیه و تحلیل قرار دهد بر اساس ارزش تنظیم نماید . ممکن است مطالبی از آن حذف یا مسائل ی به آن اضافه شود. فهرست نهایی تقریباً چارچوب اصلی ما در ساختمان نامه است.

که حاوی نحوه تنظیم عناوین نیز تنظیم متن نامه است

نامه های اداری اکثرا ً مقدمه ای دارند، این مقدمه ممکن است کوتاه و در چند کلمه خلاصه شود یا چندین سطر را به خود اختصاص دهد. هر مقدمه ای با توجه به مورد آن صورت مختلف ی خواهد داشت. چنانچه نامه تهیه شده در جواب یا پیرو نامه ای باشد، در این حالت ذکر شماره تاریخ عنوان مختصر مورد نامه قبلی مقدمه نامه جدید محسوب می شود ، ولی چنانچه نامه بدون سابقه و نو باشد لازم ست که برای روشن شدن ذهن مخاطب و هم چنین برای آماده کردن مسیر فکر او برای پذیرش و دریافت پیام توضیح قبل از پرداختن به اصل مساله داده شود که همین یا دو سطر بعنوان مقدمه تلقی میگردد.
اصل موضوع- از آنجا که نامه یکی از با اهمیت ترین وسایل ایجاد رابطه در سازمانها و ادارات شناخته شده است. مناسب است که به بهترین وجهی به رشته تحریر درآید. در این مورد آسان نویسی توصیه می شود . زیرا ساده و بی تکلف نوشتن تفهیم و میسر ساخته نیاز به توضیح اضافه را کم می نماید . نامه های اداری باید آن چنان تهیه شوند که براحتی منظور و هدف پیام دهنده را بازگو نماید خواننده بعد از مطالعه، آن چه را که مراد نویسنده بوده است بطور کامل دریابد.
اختتام و نتیجه گیری- نامه های اداری ممکن است به گونه های مختلف انتها پذیرند. ولی آنچه در انتها نامه بیشتر به چشم می خورد، نشانگر ارزش آن ترغیب اقدام کننده در سرعت بخشیدن به انجام گرفتن درخواست ارسال جواب است. از طرفی خوب است در نامه های جوابیه، نتیجه مثبت و یا بد کاملاً معین شود.

بعد از آنکه پیش نویس تهیه گردید، لازم ست قبل از ماشین شدن مورد ارزیابی قرار گیرد. این تحلیل برای حصول اطمینان از کفایت و کارآیی و تاثیر مطالب طرح شده است. در مورد جواب نامه ها می توان نامه واصله را با پیش نویس نامه جوابیه تهیه شده مقایسه کرد تا اطمینان حاصل شود که پیش نویس تهیه شده کامل و بدون نقض بوده به تمام سئوالات یا درخواستهای فرستنده نامه جواب گفته شده است. دربقیه مسائل برای بازبینی پیش نویس می توان از فهرست ارزیابی (چک لیست) استفاده کرد و بر طبق آن نسبت به تحلیل مجدد پیش نویس اقدام نمود. در فهرست ارزیابی پیش نویس، سئوالاتی بیان می گردد که تحلیل جواب آنها نمایشگر کفایت یا کافی نبودن پیش نویس است.
سایر اقدامات – بعد از آنکه پیش نویس تهیه شده از هر جهت مورد تایید تهیه کننده آن قرار گرفت ذیل آنرا امضاء برای مقامی که باید امضاء نهایی نماید می فرستد. مقام مزبور بعد از مطالعه، چک و اصلاح لازم را بعمل میآورد عنداللزوم با افزودن یا کم کردن مطالبی به آن، پیش نویس را بطور مقدماتی امضاء می نماید برای ماشین نمودن به واحد مربوطه می فرستد.
– رعایت شان سلسله مراتب مقامات اداری در مکاتباتاکثرا ً مخاطب و دریافت کننده نامه نسبت به نویسنده و فرستنده با توجه به سلسله مراتب اداری یکی از نیز اکنون ت زیر را دارد:
الف- مقام مافوق اافزایش است.
ب- همردیف است .
ج- مادون و زیر دست فرستنده نامه است.
در هریک از اکنون ت فوق نزاکت ادب اداری متناسب به مقام گیرنده نامه باید در نظر گرفته شود بدین کیفیت که خارج از اصل مطلب و مورد مورد مکاتبه که باید با کمال سادگی و وضوح نگاشته شود توجه باین نکات هم ضروری است.
الف- ممکن است نامه ابتداء بساکن یعنی اولین نامه ای باشد که در مورد مورد مکاتبه نوشته می شود پس بعد از ذکر عنوان گیرنده و درج موضوع کلی بلافاصله باصل مطلب پرداخته می شود ضمن نامه اصطلاحات اداری بشرح زیر عنوان میگردد:
بمقام مافوق:
« خاطر عالی مستحضر است که… » «باستحضار میرساند»…
«توجه آن مقام را باین مساله معطوف می دارد که …»
و عبارات عبارات مشابه. بمقام همردیف:
«باطلاع میرساند…»
«اشعار می دارد…» «بطوری که اطلاع دارید..» و عبارات مشابه.

بمقام مادون و زیردست:
«توجه می دهد»
«ضروری است یادآوری نماید که»
محتاج توجه است» و عبارات مشابه .
هرگاه ضمن نامه تقاضای انجام کاری شده باشد خوب است از این کلمات و اصطلاحات اداری مصرف شود:
مقامات مافوق: «متمنی است دستور فرمائید» یا «تمنا دارد مقرر فرمائید»مقامات همردیف: «خواهشمند است دستور فرمائید» یا «تقاضا دارد که دستور فرمائید».مقامات مادون: «مقتضی است..» یا «ضروری است دستور دهید…» مسائل مشابه.
– ایجاد رابطه در مکاتبات
نامه ای که از سازمان صادر می گردد ممکن است که در سازمان گیرنده سابقه داشته باشد یا در جواب نامه طرف مکاتبه فرستاده شود در اینصورت از نظر امکان کنترل گردش نامه بدست آوردن سوابق آن ضرورت دارد بشماره های مکاتبات و نامه های طرف گیرنده اشاره شود در این صورت:
الف- اگر نامه در جواب نامه طرف مکاتبه صادر گردد بعد از ذکر عنوان شماره و تاریخ نامه گیرنده باین شرح قید
می گردد:
«در جواب نامه شماره ……… مورخ»
«عطف به نامه شماره ……….مورخ»
ب- هرگاه نامه در دنباله مکاتبات قدیم فرستنده نامه باشد بعد از آخرین مکاتبه نامه ای از گیرنده دریافت نشده است بعد از عنوان باین شرح انشاء می گردد:
«در تعقیب نامه شماره ……. مورخ ………. »
«پیرو نامه شماره …… مورخ…………»
ذکر شماره نامه بمتصدیان کنترل گردش نامه و بایگانیها امکان می دهد که بسرعت و به سهولت به پرونده و سوابق مربوطه دسترسی پیدا کنند.
گردآوری وتنظیم:
دبیرخانه کل دانشگاه شهید چمران اهواز ۱ تعریف نامه اداری ۲ معین ات نامه اداری ۳ یادداشت اداری ۴ اجزای نامه های اداری ۴٫۱ سرلوحه ۴٫۲ عنوان های گیرنده، فرستنده و مورد نامه ۴٫۳ متن نامه ۴٫۴ معین ات امضاء کننده ۴٫۵ گیرندگان رونوشت ۵ نامه های خبری ۶ نامه های بازدارنده ۳- نامه های دستوری یا درخواستی: ۷ نامه های همآهنگ ی ۸ مراحل تهیه نامه های اداری ۸٫۱ وهله اول – تحلیل قبل از نگارش ۸٫۲ وهله دوم- تهیه پیش نویس ۸٫۲٫۱ آماده سازی مقدمات ۱- تعیین تحصیل منابع مورد نیاز ۲- تعیین چارچوب کار تنظیم فهرست مطالب ۸٫۲٫۲ تدوین نامه۱ - نحوه تنظیم عناوین نامه- تنظیم عناین نامه در مکاتبات اداری بستگی به مخاطب، فرستنده و مورد نامه دارد. گزینش عنوان صحیح، آغازگری منطقی اثری مطلوب درگیرنده نامه خواهد داشت. عنوان مناسب مخاطب را وادار می نماید نامه را به دقت مورد بررسی قرار داده جوابی منطقی و مناسب به آن بدهد. ۲- تنظیم متن نامه – اصولا متن هر نامه ای از سه بخش تشکیل می شود . مقدمه – اصل موضوع و نتیجه گیری اختتام مطلب. ۸٫۳ مقدمه ۸٫۴ وهله سوم- نقد پیش نویس


نوشته شده در : چهارشنبه 7 بهمن 1394  توسط : مطالب علمی 2015.    نظرات() .

 
لبخندناراحتچشمک
نیشخندبغلسوال
قلبخجالتزبان
ماچتعجبعصبانی
عینکشیطانگریه
خندهقهقههخداحافظ
سبزقهرهورا
دستگلتفکر